(定義)第3条
この規則における用語の定義は次のとおりとする。
1.個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものおよび他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものをいう。
2.個人情報データベース等
個人情報を含む情報の集合体であって、次に掲げるものをいう。
(1) 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
(2)(1)に掲げるもののほか、個人情報を一定の規則に従って整理することにより、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの。
3.個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
4.保有個人データ
当社が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、次に掲げるもの以外のものをいう。
(1)当該個人データの存否が明らかになることにより、本人または第三者の生命、身体または財産に危害がおよぶおそれがあるもの
(2)当該個人データの存否が明らかになることにより、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの
(3)当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれまたは他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
(4)当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障がおよぶおそれがあるもの
5.本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(収集・取得に際しての利用目的の通知等)第8条
1.当社は、次に掲げる利用目的に基づき個人情報を収集・取得する場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、または公表する。
( 1)当社が販売する動物用医薬品等の適正使用に関する情報の収集および提供
( 2)当社が販売する動物用医薬品等の品質、安全性または有効性に関する情報の収集および提供
( 3)動物医療情報、学術情報の収集および提供
( 4)当社が取り扱う製品関連情報の収集および提供
( 5)当社が販売する動物用医薬品等の納入先の把握および管理業務
( 6)動物用医薬品等の回収その他事故発生の際の情報の収集、提供および諸対応
( 7)官公署等への届出・報告
( 8)お得意様から受けるご相談、ご連絡等の内容の検討および対応
( 9)お得意様との取引に基づく各種契約書等の締結および管理業務
(10)当社で運営するメール監視システムによる確認業務および諸対応
2.当社は、第1項に記載する利用目的を変更した場合は、変更された利用について、本人に通知し、または公表する。
3.第1項および第2項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1)利用目的を本人に通知し、または公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利・利益を害するおそれがある場合
(2)利用目的を本人に通知し、または公表することにより当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
(3)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障をおよぼすおそれがあるとき
(4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(第三者への提供の制限)第13条
1.当社は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、保有する個人データを第三者に提供しない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障をおよぼすおそれがあるとき
2.第1項にかかわらず、個人情報保護法第23条第2項の定めに基づき、当社は動物用医薬品等の適正な流通を主たる目的とし、関連法規に基づく情報の収集・提供、または取り扱う製品に関する情報提供のため、保有する個人データを次に記載する第三者に対して提供する場合がある。
(1)提供先
・官公署
・当社が取引しているメーカー等
(2)提供する保有個人データの項目
・お得意様の名称、所在地、役職、氏名、電話番号、取り扱う製品に関する情報
(3)提供の手段または方法
・電送および紙
3.第2項について、当該本人が識別される保有個人データの提供を停止する事を希望する場合には、第17条第3項に基づき、第三者への提供の停止を申し入れることができる。
4.当社は、第2項に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くこととする。
5.次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、第1項から第4項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1)当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合
(2)他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人データが提供される場合
(3)商品の適正な流通および当社グループの効果的な経営・営業施策の立案や検討を目的とし、情報を共同して利用する当社の会社法上の親会社である株式会社メディパルホールディングスおよび株式会社メディパルホールディングスの子会社。なお、共同して利用する情報の項目は、当社が保有するお得意様の名称、所在地、役職、氏名、電話番号および取り扱う製品に関する情報。
6.当社は、前項(3)に規定する者の利用目的または個人データの管理について責任を有する者の氏名もしくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置く。
7.当社は、当社が関係する業界の市場データ作成に資するため、当社が安全管理措置を監督できるデータ会社に対し当社の販売情報を提供する。ただし、当該データ会社へのデータ提供については、適切な処理を行い、個人情報保護法に抵触しない状態で提供する。
(保有個人データに関する事項の公表等)第14条
1.当社は、保有個人データに関し、次に掲げる事項を本人の知り得る状態に置く。
(1)保有個人データの利用目的(第8条第3項(1)から(4)までに該当する場合を除く)
(2)第13条第3項、本条第2項、第15条第1項、第16条第1項または第17条台1項、第2項もしくは第3項の規定による求めに応じる手続(第19条の規定により、手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。)
(3)当社が行う保有個人データに関する各種手続等に関するお問合せ先
2.当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1)第1項(1)の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
(2)第8条第3項(1)から(4)までに該当する場合
3.当社は、第2項(1)および(2)の規定に基づき、求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
(利用停止等)第17条
1.当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第6条の規定に違反して取り扱われているという理由、または第7条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止または消去(以下「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行う。ただし、当該保有個人データの利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利・利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2.当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第13条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって当該保有個人データの第三者への停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。ただし、当該保有個人データの利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利・利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3.当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第13条第2項の規定に基づいて第三者への提供されることについて、個人情報保護法第23条第2項第4号の権利を行使し、当該保有個人データの全部または一部について第三者への提供を停止することを希望するときは、この求めに応じ、第三者への提供を停止する。
4.当社は、第1項の規定に基づき求められた保有個人データの全部もしくは一部について利用停止等を行ったとき、もしくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、または第2項に基づき求められた保有個人データの全部もしくは一部について第三者への提供を停止したとき、もしくは正当な理由により第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。また第3項の規定に基づき求められた保有個人データの全部もしくは一部について第三者への提供を停止したときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。